Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

CGL BUSINESS GROUP SAS
NIT: 901295977-4
Establecimiento de comercio: 1000 VIAJEROS.COM
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: experiencias@1000viajeros.com
Teléfonos / WhatsApp: (+57) 313 567 4055 / (+57) 312 320 2192
Atención: virtual a través de nuestros canales oficiales.

2. Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales de viajeros, clientes, usuarios de nuestros sitios web, personas interesadas en nuestros servicios, proveedores y demás titulares cuyos datos sean recolectados o tratados por CGL BUSINESS GROUP SAS.

La información podrá ser recopilada a través de nuestros sitios web, formularios, Ficha del Viajero, WhatsApp, correo electrónico, llamadas, redes sociales, procesos de reserva, atención al cliente y demás canales autorizados.

3. Datos que podemos recopilar

Dependiendo de la relación con el titular y del servicio solicitado o contratado, podremos recopilar, entre otros:

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Información de pasaporte y documentos de viaje.
• Fecha de nacimiento.
• Nacionalidad.
• Dirección.
• Ciudad y país de residencia.
• Número de teléfono y WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Información de contacto de emergencia.
• Información necesaria para reservas aéreas, hoteleras, traslados, asistencia y demás servicios turísticos.
• Preferencias o modalidad de acomodación.
• Información relacionada con la reserva y los servicios contratados.
• Historial de solicitudes, reservas, viajes y comunicaciones con 1000 Viajeros.
• Fotografías, videos y material audiovisual cuando exista autorización para su tratamiento.
• Información suministrada voluntariamente por el viajero mediante formularios, encuestas o comunicaciones.
• Información relacionada con pagos y transacciones, sin que 1000 Viajeros almacene los datos bancarios sensibles utilizados para procesar pagos mediante pasarelas externas.

Cuando sea necesario para la operación del viaje, también podremos solicitar determinados datos sensibles relacionados con la salud, en los términos establecidos en esta Política.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

Gestionar solicitudes de información y contacto.

Identificar al viajero y gestionar su registro.

Elaborar y administrar reservas, Órdenes de Compra y demás documentos relacionados con los servicios contratados.

Gestionar la prestación de los servicios turísticos adquiridos.

Realizar reservas y coordinaciones con aerolíneas, hoteles, operadores turísticos, transportadores, navieras, compañías de asistencia, aseguradoras, guías, restaurantes y demás proveedores necesarios para ejecutar el viaje.

Contactar al viajero antes, durante y después de su viaje cuando sea necesario para la prestación del servicio.

Enviar información operativa relacionada con itinerarios, reuniones, documentación, pagos, cambios, horarios, recomendaciones y demás aspectos relacionados con el programa contratado.

Crear y administrar grupos de comunicación asociados a los viajes.

Gestionar pagos, facturación, recaudos, devoluciones y demás operaciones relacionadas con la contratación.

Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.

Mantener registros administrativos, contables y contractuales.

Cumplir obligaciones legales, regulatorias, administrativas o judiciales.

Prevenir fraude, suplantaciones u operaciones irregulares cuando corresponda.

Realizar análisis estadísticos, administrativos y de calidad del servicio utilizando la información de manera compatible con las finalidades autorizadas.

Cuando el titular lo haya autorizado, enviar información comercial, promociones, novedades, invitaciones, nuevos viajes, actividades y contenidos relacionados con los servicios de 1000 Viajeros.

Cuando exista autorización correspondiente, utilizar fotografías, videos y material audiovisual para las finalidades indicadas en esta Política.

5. Información comercial y marketing

Cuando el titular haya autorizado recibir comunicaciones comerciales, 1000 Viajeros podrá utilizar sus datos de contacto para enviar información relacionada con nuevos programas, promociones, experiencias, eventos, beneficios, novedades y otros servicios.

Estas comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, WhatsApp, mensajes de texto, llamadas telefónicas, redes sociales u otros medios autorizados.

La autorización para recibir información comercial deberá diferenciarse de las autorizaciones necesarias para gestionar una solicitud o prestar un servicio contratado.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales a través de los mecanismos disponibles en la comunicación o de nuestros canales oficiales.

La decisión de no recibir publicidad no afectará las comunicaciones operativas necesarias para una reserva o viaje contratado.

6. Datos sensibles relacionados con la salud

Los datos relativos a la salud son considerados datos sensibles.

En la Ficha del Viajero, 1000 Viajeros podrá solicitar información limitada relacionada con:

Existencia de enfermedades preexistentes informadas por el viajero.

Tipo de sangre.

Esta información tendrá como finalidad disponer de información de referencia que pueda facilitar la atención o comunicación de información relevante ante una eventual emergencia durante el viaje.

1000 Viajeros no realiza diagnósticos médicos ni garantiza que esta información sustituya las verificaciones, pruebas, valoraciones o decisiones que correspondan exclusivamente a profesionales o instituciones de salud.

El suministro de datos sensibles es facultativo y su tratamiento requerirá autorización explícita del titular, salvo las excepciones previstas legalmente.

El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles para finalidades distintas de aquellas que resulten legalmente procedentes o que haya aceptado expresamente.

7. Contacto de emergencia

El viajero podrá suministrar los datos de una persona de contacto para casos de emergencia.

Esta información será utilizada exclusivamente para las finalidades relacionadas con la seguridad, asistencia o atención de situaciones que razonablemente requieran contactar a dicha persona durante la operación del viaje.

El viajero declara que suministra esta información de buena fe y que cuenta con una justificación legítima para proporcionar estos datos como contacto de emergencia.

8. Grupos de WhatsApp y comunicaciones grupales

Algunos programas de 1000 Viajeros podrán contar con grupos de WhatsApp u otros canales grupales destinados a facilitar la comunicación, integración e información relacionada con el viaje.

Cuando un viajero acepte incorporarse a un grupo, deberá tener en cuenta que determinados datos asociados a su cuenta —como su número telefónico, nombre, fotografía de perfil y demás información visible según su configuración de privacidad— podrán ser visualizados por otros integrantes del grupo.

La participación en estos espacios estará sujeta a las reglas de convivencia y respeto establecidas para los programas.

Los participantes no están autorizados por 1000 Viajeros para recopilar, utilizar, divulgar o aprovechar comercialmente los datos de otros integrantes del grupo.

9. Fotografías, videos e imagen del viajero

Durante los programas podrán tomarse fotografías y videos relacionados con la experiencia de viaje.

Cuando el viajero otorgue la correspondiente autorización, CGL BUSINESS GROUP SAS podrá utilizar su imagen, voz o participación contenida en fotografías y videos para publicaciones relacionadas con 1000 Viajeros, incluyendo página web, redes sociales, piezas promocionales, publicidad digital, material audiovisual y comunicaciones institucionales o comerciales.

La autorización para el uso promocional o publicitario de imagen deberá solicitarse de manera expresa y diferenciada.

La negativa a autorizar el uso promocional de la imagen no impedirá contratar o participar en un viaje.

El uso de imágenes deberá respetar la dignidad, intimidad y derechos del titular.

10. Información compartida con proveedores

Para prestar los servicios turísticos contratados podrá ser necesario suministrar determinados datos personales a terceros involucrados en la operación.

Estos podrán incluir, según el viaje:

Aerolíneas y otros transportadores.

Hoteles y establecimientos de alojamiento.

Operadores turísticos nacionales e internacionales.

Navieras.

Empresas de traslados y transporte terrestre.

Compañías de asistencia al viajero o aseguradoras.

Guías y operadores de excursiones.

Proveedores tecnológicos.

Proveedores de comunicaciones.

Pasarelas y procesadores de pagos.

Autoridades cuando exista obligación legal o requerimiento legítimo.

Solo se procurará suministrar la información que resulte necesaria o pertinente para la finalidad correspondiente, bajo las condiciones legales aplicables.

11. Transferencia y transmisión internacional de datos

Debido a la naturaleza internacional de los servicios turísticos, determinados datos personales podrán necesitar ser transmitidos o transferidos a proveedores ubicados fuera de Colombia.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando sea necesario realizar una reserva con una aerolínea, hotel, operador receptivo, naviera, compañía de asistencia u otro prestador ubicado en el país de destino o tránsito.

CGL BUSINESS GROUP SAS realizará estos tratamientos de acuerdo con la normativa colombiana aplicable y adoptará las medidas que correspondan según la naturaleza de la operación y del tercero receptor.

12. Pagos y datos financieros

Los pagos electrónicos podrán ser procesados mediante plataformas o pasarelas de pago externas autorizadas.

Actualmente, 1000 Viajeros utiliza servicios de procesamiento de pagos de ePayco, cuya plataforma cuenta con sus propios mecanismos, políticas y estándares de seguridad.

1000 Viajeros no almacena números completos de tarjetas de crédito o débito, códigos de seguridad (CVV) ni credenciales bancarias sensibles utilizadas por el viajero para procesar la transacción en la pasarela de pagos.

Cuando el usuario accede a una pasarela externa para realizar el pago, el tratamiento de los datos que suministre directamente a dicha plataforma estará sujeto adicionalmente a las políticas y condiciones del proveedor correspondiente.

1000 Viajeros podrá conservar la información necesaria relacionada con el resultado de la transacción, como identificación de la operación, valor, fecha, estado del pago y demás soportes administrativos o contables que correspondan.

13. Derechos de los titulares

De acuerdo con la legislación colombiana sobre protección de datos personales, el titular podrá, entre otros:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.

Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.

Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.

Solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente.

Revocar la autorización otorgada cuando legalmente sea posible.

Ser informado respecto del uso dado a sus datos personales.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable o encargado, cuando así lo exija la normativa aplicable.

Acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos establecidos legalmente.

En relación con datos sensibles, el titular tiene derecho a conocer el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con este tipo de información.

14. Consultas, actualizaciones, rectificaciones y reclamos

El titular podrá ejercer sus derechos mediante comunicación dirigida a:

CGL BUSINESS GROUP SAS / 1000 VIAJEROS.COM

Correo electrónico: experiencias@1000viajeros.com

Teléfonos / WhatsApp: (+57) 313 567 4055 / (+57) 312 320 2192

La solicitud deberá permitir identificar al titular y describir de manera clara la consulta, actualización, corrección, supresión, revocatoria o reclamación correspondiente.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

Cuando sea necesario para proteger la información personal, 1000 Viajeros podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante.

15. Revocatoria y supresión

El titular podrá solicitar la revocatoria de una autorización o la supresión de sus datos cuando resulte legalmente procedente.

La supresión o revocatoria no procederá respecto de información que deba conservarse para cumplir una obligación legal o contractual, atender reclamaciones, conservar soportes de una relación comercial o ejercer o defender derechos.

La revocatoria de una autorización para fines comerciales no afectará la información que deba mantenerse para gestionar una reserva vigente o cumplir obligaciones relacionadas con servicios previamente contratados.

16. Seguridad y confidencialidad

CGL BUSINESS GROUP SAS adoptará medidas administrativas, humanas y tecnológicas razonables destinadas a proteger la información personal frente a pérdida, adulteración, consulta, utilización o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso interno a los datos personales deberá limitarse a las personas que requieran conocerlos para el desarrollo de sus funciones.

Las personas que intervengan en el tratamiento de información personal deberán mantener su confidencialidad en los términos exigidos por la legislación aplicable.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta; sin embargo, 1000 Viajeros procurará implementar medidas adecuadas de acuerdo con la naturaleza de la información tratada.

17. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y posteriormente durante los periodos requeridos para atender obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o de defensa de derechos.

Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista obligación de conservarlos, podrán ser eliminados, anonimizados o sometidos al procedimiento que corresponda.

18. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los programas del Club de Viajeros Amigos por el Mundo están dirigidos exclusivamente a personas adultas.

Sin embargo, otros Planes Vacacionales comercializados por 1000 Viajeros podrán admitir menores de edad cuando las características del producto lo permitan.

Cuando sea necesario tratar datos personales de niños, niñas o adolescentes, dicho tratamiento se realizará respetando sus derechos prevalentes y de conformidad con las condiciones y autorizaciones exigidas por la legislación colombiana.

19. Sitios web y servicios de terceros

Nuestros sitios web podrán contener enlaces o integraciones con plataformas de terceros, incluyendo pasarelas de pago, aerolíneas, hoteles, operadores, redes sociales y otros proveedores.

El tratamiento de información realizado directamente por estas plataformas estará sujeto a sus propias políticas de privacidad y condiciones.

El usuario deberá consultar dichas políticas cuando abandone nuestros sitios o suministre información directamente a un tercero.

20. Cookies y tecnologías digitales

Nuestros sitios web podrán utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento y, cuando corresponda, herramientas destinadas a medición, analítica, personalización o publicidad.

El funcionamiento y administración de estas tecnologías estará desarrollado en nuestra Política de Cookies, disponible en la sección Legales de nuestros sitios web.

21. Modificaciones de esta política

CGL BUSINESS GROUP SAS podrá actualizar esta Política cuando resulte necesario debido a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o relacionados con los servicios ofrecidos.

La versión vigente estará disponible permanentemente en nuestros sitios web indicando su fecha de actualización.

Cuando un cambio requiera una nueva autorización del titular conforme a la legislación aplicable, se solicitará dicha autorización.

22. Aceptación y autorización

Cuando sea legalmente requerida, CGL BUSINESS GROUP SAS solicitará al titular una autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales mediante mecanismos que permitan conservar prueba de dicha autorización.

La aceptación de esta Política no sustituirá las autorizaciones específicas que deban obtenerse para tratamientos que, por su naturaleza o finalidad, requieran consentimiento particular.